Teniendo en cuenta que en la economía digital en la que vivimos una gran parte de los nuevos negocios que se crean son online, es totalmente normal que exista y que se utilice con mucha frecuencia la posibilidad de tener un domicilio social virtual.
De hecho, la constitución de una sociedad limitada exprés, utilizando para ello la tramitación electrónica que está disponible desde hace unos años por parte de la Administración española, es ya la forma más habitual de crear empresas en nuestro país.
Esto es algo normal teniendo en cuenta que durante mucho tiempo la burocracia ha sido el gran problema a la hora de crear empresas en España, y que además la figura de la sociedad limitada unipersonal es más frecuente que nunca debido a la gran cantidad de emprendedores que estás creando sus negocios de marca personal en Internet.
Así que dado este contexto, vamos a analizar qué es el domicilio social virtual y cómo formalizarlo para utilizarlo como sede en la constitución de empresas online, además de por supuesto, ver cómo funcionaría este servicio y ofrecerte nuestra ayuda con los trámites legales que necesites.
¿Qué es un domicilio social virtual?
Un domicilio social virtual es una dirección postal que una sociedad registra como su sede legal, aunque la empresa no tenga un local físico propio en ese lugar.
Se anota en los estatutos de la sociedad limitada y aparece en la escritura pública y en el Registro Mercantil, por lo que tiene efectos formales sobre la identidad y la localización administrativa de la empresa.
Dicha dirección suele ofrecerse desde centros de negocios, o empresas de domiciliación que gestionan la recepción de correspondencia, la atención telefónica y, en algunos casos, otros servicios administrativos extra.
No obstante, es necesario distinguir entre domicilio social y domicilio fiscal, puesto que el domicilio social es el que figura en los estatutos y en el Registro Mercantil, mientras que el fiscal es el que la empresa comunica a la Agencia Tributaria para sus obligaciones fiscales, aunque en la práctica, una misma dirección puede usarse para ambos fines.
Hay que tener en cuenta que desde el punto de vista legal no se aceptan direcciones ficticias, ya que la normativa española exige que la dirección sea real para que se puedan recibir notificaciones, y que conste de forma clara en la documentación oficial.
Por lo tanto, el hecho de contratar una oficina virtual no evita a la sociedad el cumplir con los requisitos formales de registro y de atención de notificaciones.
La verdad es que este recurso resulta muy útil para quienes quieren separar su domicilio personal del de la empresa, para profesionales que trabajan de forma remota, o para empresas que buscan establecerse en otra ciudad sin alquilar un local.
Al elegir un proveedor para este servicio habrá que revisar muy bien qué incluye el contrato, y si la dirección es válida frente a los bancos, las notarías y la administración cuando haga falta aportar documentación.
¿Cómo acreditar ante la Administración española un domicilio social virtual?
Como hemos dicho, el domicilio social virtual se registra como la sede legal de una sociedad, pero para que la Administración lo reconozca hay que plasmarlo en la escritura pública y registrar ese dato en el Registro Mercantil, ya que es esa inscripción la que le da carácter oficial a la dirección.
Pero además del Registro Mercantil, hay que comunicar la dirección ante la Agencia Tributaria, siendo el trámite más habitual para notificar un domicilio fiscal, o de notificaciones, el modelo 036, o el modelo 030 según el caso, algo que se puede hacer online identificándose con certificado digital, clave, o DNI electrónico.
Ten en cuenta que tal como hemos mencionado en el apartado anterior, no sirve presentar una dirección ficticia, y de hecho, esto es algo ilegal que te puede traer problemas, así que virtual no significa inmaterial en este contexto.
Desde hace años la Administración realiza las notificaciones preferentemente por medios electrónicos para empresas y profesionales, lo que significa que, además de tener una dirección física registrada, hay que tener disponibles los canales electrónicos donde la empresa puede recibir avisos y coordinar el acceso con la gestoría, o la persona responsable de la empresa.
Con respecto a los pasos a seguir, se puede decir que los más habituales para acreditar un domicilio social virtual ante la Administración son contratar el servicio de domiciliación y obtener el contrato, reflejar la dirección en la escritura pública al crear una sociedad limitada online, o en la escritura de modificación si se cambia, inscribir esa escritura en el Registro Mercantil, y notificar el nuevo domicilio a Hacienda mediante los modelos oficiales.
¿Cómo podemos ayudarte con los trámites para elegir y legalizar la sede de tu empresa digital?
Si vas a crear una empresa online, o si ya tienes un negocio en marcha pero quieres establecer un domicilio social virtual, podemos ayudarte con los trámites fiscales y administrativos de las sociedades limitadas, para que puedas despreocuparte del apartado legal.
Así que contacta con nosotros y cuéntanos tu caso, ya que según el tipo de negocio que quieras emprender, es posible que te venga mejor una u otra forma jurídica, o que sea o no recomendable establecer un domicilio social virtual.
Analizando tu caso particular con todas sus características únicas es como realmente podremos ofrecerte el mejor servicio basado en nuestra experiencia, ya que aunque en este artículo hemos dado toda la información que necesitas para entender qué es y cómo funciona un domicilio social virtual, lo mejor es que cuentes con un trato personalizado.