Quedan tan solo 1 mes antes del 1 de diciembre, fecha límite para establecer o adecuar un eficaz sistema interno de denuncias en empresas que cuenten con una plantilla de entre 50 y 250 empleados. Una realidad que afecta a numerosos emprendedores y dueños de medianas y pequeñas empresas en nuestro país. Hoy desde Su Sociedad Limitada, su empresa especialista en la constitución de sociedades, le contamos en qué consiste esta novedad y cómo debe aplicarla.
Ley 2/2023
Esta es una de las principales novedades de la Ley 2/2023, la cual regula la protección de quienes reporten infracciones normativas y luchan contra la corrupción. La ley busca facilitar la comunicación anónima y confidencial de información relevante sobre conductas que puedan constituir delitos o infracciones administrativas graves o muy graves, involucrando tanto a los trabajadores de la empresa como a colaboradores externos.
Esta medida afecta a 21,400 PYMEs en España. Por lo tanto, es esencial entender cómo adaptar los canales internos de denuncia de la empresa a esta normativa para evitar o reducir el riesgo de posibles sanciones. Las multas estipuladas por esta ley pueden ascender hasta 1,000,000 de euros e, incluso, incluir la prohibición de recibir subvenciones o beneficios fiscales y contratar con el sector público.
La Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) y su papel fundamental
La mencionada ley ha habilitado la creación de esta Autoridad Independiente a nivel nacional. No obstante, aún aguarda la aprobación de su Estatuto por parte del Consejo de Ministros, el cual definirá su estructura, organización y funcionamiento interno.
Además, se permite la formación de autoridades u órganos equivalentes en las Comunidades Autónomas, con las mismas funciones que la instancia a nivel nacional, en lo que respecta a la implementación y supervisión del cumplimiento de la ley.
Esta entidad pública estatal es independiente, aunque está vinculada al Ministerio de Justicia, y tiene la responsabilidad de recibir las denuncias de los informantes, ya sea directamente o mediante la comunicación a través del canal interno de la empresa. Asimismo, recibirá las denuncias presentadas ante otras autoridades que carezcan de competencia para investigar los hechos.
Finalmente, si se detecta la presencia de un delito o infracción administrativa, comunicará los hechos al Ministerio Fiscal o a la autoridad competente. Asimismo, puede iniciar un procedimiento sancionador respecto de conductas contrarias a esta ley, como obstruir las denuncias, tomar represalias por denunciar o vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimato del denunciante.
Las denuncias, que permitirán el anonimato del denunciante, pueden hacerse por escrito, a través de correo postal o el medio electrónico habilitado y también verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. Igualmente, a solicitud del informante, podrán presentarse mediante una reunión presencial en la Autoridad Independiente.
Puntos clave para las PYMEs
Pese a su menor tamaño frente a las grandes empresas, las PYMEs también pueden ser el lugar idóneo para que se produzcan delitos o infracciones administrativas, en relación con la corrupción o el abuso de poder frente a los consumidores o los propios empleados. Por ello, para adaptarse a la nueva legislación, las PYMEs deberán:
- Establecer un sistema interno de denuncias siguiendo el procedimiento aprobado por su órgano de administración. Este sistema debe gestionar de forma efectiva las comunicaciones y remitirlas a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o al órgano autonómico correspondiente. También, se debe implementar una política interna que favorezca el anonimato y la confidencialidad del informante. Según los expertos, las comunicaciones digitales son la opción más recomendable, aunque la ley permite las denuncias por escrito, de manera verbal o presencial.
- Designar a un responsable del sistema interno de denuncias y notificarlo a la Autoridad Independiente de Protección del Informante. En las grandes empresas, existe un puesto específico, mientras que en las PYMEs, suele tratarse de un miembro del personal de Recursos Humanos, quien no puede recibir órdenes o instrucciones de la empresa en relación con dichas funciones. Este responsable debe recibir una formación específica y contar con herramientas adecuadas para gestionar las denuncias y aplicar los códigos de conducta de la empresa. Además, deberá proporcionar formación a los empleados sobre la prevención de infracciones y el uso del nuevo sistema de denuncias.
- Cumplir con los anteriores puntos mencionados antes del 1 de diciembre, ya que las sanciones que pueden imponerse a una PYME, siendo una persona jurídica, pueden llegar hasta los 600,000 euros en caso de infracciones graves, y hasta 1,000,000 de euros por infracciones muy graves. También las personas físicas pueden ser sancionadas, en este caso, con hasta 300,000 euros por infracciones muy graves.
La implementación de un sistema de denuncias adecuado y el cumplimiento de la Ley 2/2023 son pasos cruciales para proteger la integridad y el cumplimiento normativo en las empresas de 50 a 250 empleados. El anonimato y la confidencialidad son esenciales para que los informantes se sientan seguros al denunciar posibles infracciones. La fecha límite se acerca, y es imperativo que las PYMEs tomen medidas proactivas para garantizar el cumplimiento de esta importante ley.
Desde Su Sociedad Limitada, su empresa especialista en la constitución de sociedades, esperamos que le haya resultado útil el artículo de hoy. Recuerde que si necesita asesoramiento para emprender y constituir una sociedad limitada, en Su Sociedad Limitada somos miembros de la red PAE de Puntos de Atención al Emprendedor. No dude en contactar con nosotros para cualquier duda.
